Wanneer kies je voor maatwerk?
De juiste balans tussen standaardsoftware en maatwerk voor fashionbedrijven
Vrijwel iedere fashionorganisatie komt vroeg of laat voor dezelfde vraag te staan: passen we onze processen aan op de software of passen we de software aan op onze processen? Hoewel standaardsoftware steeds completer wordt, zijn er situaties waarin een maatwerkoplossing de beste keuze is. De uitdaging is om onderscheid te maken tussen maatwerk dat daadwerkelijk waarde toevoegt en maatwerk dat vooral complexiteit en kosten veroorzaakt.
In deze blog bespreken we wanneer maatwerk een verstandige keuze is, welke vormen van maatwerk er zijn, wat de voor- en nadelen zijn en waar je als fashionbedrijf op moet letten.
Waarom kiezen bedrijven voor maatwerk?
Moderne ERP-, PLM-, PIM- en WMS-oplossingen bieden vaak 80 tot 95% van de benodigde functionaliteit. De resterende functionaliteit wordt regelmatig ingevuld met maatwerk. Dat is niet altijd verstandig.
Een goede vraag die iedere organisatie zichzelf moet stellen is:
Is dit proces uniek omdat het ons onderscheidt van de concurrent, of doen we het alleen zo omdat we het altijd al zo hebben gedaan?
Wanneer een proces geen concurrentievoordeel oplevert, is het vaak verstandiger om de standaardfunctionaliteit van de software te volgen. Hierdoor profiteer je van lagere implementatiekosten, eenvoudigere upgrades en minder afhankelijkheid van ontwikkelaars.
Wanneer een proces echter direct bijdraagt aan het onderscheidend vermogen van de organisatie, kan maatwerk juist een strategische investering zijn.
Wanneer is maatwerk een goede keuze?
Er zijn verschillende situaties waarin maatwerk de voorkeur verdient.
1. Je bedrijfsproces onderscheidt je van de concurrent
Veel succesvolle fashionbedrijven hebben processen die uniek zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
unieke replenishment-algoritmen;
eigen collectie- of assortimentsplanning;
innovatieve prijsstrategieën;
speciale B2B-verkoopprocessen;
unieke omnichannel-processen;
geavanceerde voorraadallocatie.
Wanneer deze processen het concurrentievoordeel vormen, wil je deze meestal niet aanpassen aan de beperkingen van standaardsoftware.
2. Er bestaat geen standaardoplossing
Soms bestaat er simpelweg geen applicatie die aansluit op de behoefte.
Bijvoorbeeld:
een eigen AI-oplossing;
een intern calculatiesysteem;
een unieke duurzaamheidsberekening;
een Digital Product Passport-oplossing die verder gaat dan de markt biedt;
specifieke kwaliteitscontroles tijdens productie.
Wanneer meerdere leveranciers aangeven dat iets niet ondersteund wordt, kan maatwerk de beste oplossing zijn.
3. De investering verdient zichzelf terug
Maatwerk kost geld.
Daarom moet vooraf worden berekend of de investering zich terugverdient.
Voorbeelden:
80% minder handmatig werk;
minder fouten;
lagere personeelskosten;
hogere omzet;
snellere introductie van nieuwe collecties.
Maak hiervoor altijd een businesscase.
4. Je wilt nieuwe technologie ontwikkelen
Steeds meer fashionbedrijven investeren in AI.
Denk aan:
voorspellen van trends;
automatische collectieplanning;
AI-gegenereerde productomschrijvingen;
automatische beeldherkenning;
maatadvies;
demand forecasting.
Vaak bestaat hiervoor nog geen kant-en-klare oplossing en wordt gekozen voor maatwerk.
Welke vormen van maatwerk zijn er?
Niet iedere maatwerkoplossing is hetzelfde. Er zijn grofweg vijf mogelijkheden.
Optie 1: Configuratie van standaardsoftware
Dit is de minst risicovolle vorm.
De software blijft standaard, maar wordt ingericht op de processen van de organisatie.
Voorbeelden:
workflows;
autorisaties;
dashboards;
formulieren;
rapportages.
Voordelen
lage kosten;
eenvoudig onderhoud;
upgrades blijven mogelijk.
Nadelen
beperkte flexibiliteit.
Optie 2: Low-code of no-code oplossingen
Steeds vaker kiezen organisaties voor platforms zoals:
Microsoft Power Platform;
Mendix;
OutSystems.
Hiermee kunnen relatief snel applicaties worden ontwikkeld zonder veel programmeerwerk.
Voorbeelden:
leveranciersportalen;
kwaliteitsregistraties;
samplemanagement;
goedkeuringsprocessen.
Voordelen
snelle ontwikkeling;
relatief lage kosten;
eenvoudig aanpasbaar.
Nadelen
minder geschikt voor zeer complexe processen;
afhankelijk van het gekozen platform.
Optie 3: Maatwerkmodules naast het ERP
Een veelgebruikte aanpak is om het ERP standaard te houden en specifieke functionaliteit buiten het ERP te ontwikkelen.
Bijvoorbeeld:
AI-engine;
forecastingmodule;
voorraadoptimalisatie;
duurzaamheidsmodule;
Product Passport-oplossing.
Deze applicaties communiceren via API's of een integratieplatform met het ERP.
Voordelen
ERP blijft upgradebaar;
maximale flexibiliteit;
onafhankelijk uitbreidbaar.
Nadelen
extra beheer;
extra integraties.
Optie 4: Uitbreidingen binnen het ERP-platform
Veel ERP-platformen ondersteunen extensies.
Bijvoorbeeld:
Microsoft Dynamics 365 Extensions;
SAP Business Technology Platform;
Oracle Extensions.
Hiermee wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd zonder de standaardcode te wijzigen.
Voordelen
goede integratie;
upgrades blijven grotendeels mogelijk.
Nadelen
gebonden aan het ERP-platform;
specialistische kennis vereist.
Optie 5: Volledig maatwerk
Soms wordt gekozen voor een volledig eigen applicatie.
Bijvoorbeeld voor:
marktplaatsplatformen;
innovatieve verkoopconcepten;
AI-platformen;
planningsoftware;
productontwikkeling.
Voordelen
maximale flexibiliteit;
volledig afgestemd op de organisatie;
onderscheidend vermogen.
Nadelen
hoge ontwikkelkosten;
langere implementatie;
volledig eigen beheer;
hogere onderhoudskosten.
Wanneer is volledig maatwerk verstandig?
Volledig maatwerk is alleen verstandig wanneer meerdere van onderstaande situaties gelden:
de functionaliteit bestaat niet op de markt;
het proces levert concurrentievoordeel op;
de businesscase is positief;
de organisatie beschikt over voldoende IT-volwassenheid;
er is budget voor doorontwikkeling.
Is aan deze voorwaarden niet voldaan, dan is een standaardoplossing of een hybride aanpak vaak verstandiger.
Belangrijke aandachtspunten
Houd de standaard standaard
Een veelgemaakte fout is om ERP-software volledig aan te passen aan bestaande processen. Hierdoor ontstaan problemen bij upgrades en neemt de afhankelijkheid van de implementatiepartner toe.
Pas daarom liever de organisatie aan waar dat mogelijk is.
Ontwikkel los van het ERP
Nieuwe functionaliteit kan vaak beter buiten het ERP worden ontwikkeld. Door gebruik te maken van API's en een modern integratieplatform blijft het ERP stabiel en kunnen innovaties onafhankelijk worden doorontwikkeld.
Denk vanuit architectuur
Voordat maatwerk wordt ontwikkeld, is het verstandig een doelarchitectuur op te stellen. Hierin wordt vastgelegd welke applicatie verantwoordelijk is voor welke functionaliteit en welke data waar wordt beheerd. Dit voorkomt overlap en versnippering.
Houd rekening met beheer
Iedere regel maatwerk moet worden getest, onderhouden, beveiligd en gedocumenteerd. Vergeet daarom niet de kosten voor beheer, monitoring en toekomstige aanpassingen mee te nemen in de businesscase.
Kies de juiste technologie
Niet iedere oplossing vraagt om traditionele softwareontwikkeling. Overweeg per situatie:
configuratie van standaardsoftware;
low-code;
extensies;
microservices;
cloud-native applicaties;
AI-platformen.
De juiste technologie hangt af van de gewenste flexibiliteit, prestaties en onderhoudbaarheid.
De toekomst: hybride applicatielandschappen
Steeds meer fashionbedrijven kiezen niet meer voor uitsluitend standaardsoftware of volledig maatwerk, maar voor een hybride applicatielandschap. Het ERP vormt daarbij de stabiele basis voor financiële administratie, logistiek en inkoop, terwijl specialistische applicaties en maatwerk zorgen voor innovatie op gebieden zoals AI, duurzaamheid, planning en klantbeleving. Een integratieplatform verbindt alle oplossingen, waardoor data veilig en realtime wordt uitgewisseld.
Deze aanpak combineert de betrouwbaarheid van standaardsoftware met de flexibiliteit van maatwerk en maakt organisaties wendbaarder in een snel veranderende markt.
Conclusie
Maatwerk is geen doel op zich, maar een strategische keuze. Gebruik standaardsoftware voor processen die geen onderscheidend vermogen bieden en investeer alleen in maatwerk wanneer dit aantoonbaar waarde toevoegt aan de organisatie. Door vooraf een duidelijke businesscase op te stellen, een toekomstbestendige architectuur te ontwerpen en bewust te kiezen voor de juiste vorm van maatwerk, creëer je een applicatielandschap dat niet alleen vandaag goed functioneert, maar ook klaar is voor de innovaties van morgen.
Bij ForFashionSolutions begeleiden wij fashionbedrijven bij het bepalen van de juiste balans tussen standaardsoftware, Best-of-Breed-oplossingen en maatwerk. Dankzij onze onafhankelijke aanpak helpen wij organisaties bij het maken van keuzes die niet alleen technisch goed zijn, maar vooral bijdragen aan een toekomstbestendige en concurrerende organisatie.