10 veelgemaakte fouten bij IT-implementaties in fashion – en hoe je ze voorkomt

Hier is een uitgebreide blog van minimaal 1000 woorden over het onderwerp:

De fashionbranche is continu in beweging. Nieuwe verkoopkanalen, hogere klantverwachtingen en snelle seizoenswisselingen maken het noodzakelijk om als organisatie flexibel en datagedreven te werken. IT speelt hierin een cruciale rol. Maar helaas: veel IT-implementaties in de fashionbranche verlopen moeizaam. Budgetten lopen uit, deadlines worden niet gehaald en gebruikers haken af.

Bij For Fashion Solutions zien wij het keer op keer gebeuren. Gelukkig hoeft het niet zo te zijn. In deze blog bespreken we de 10 meest gemaakte fouten bij IT-implementaties in fashion – en vooral: hoe je ze voorkomt.

1. Geen duidelijke doelstellingen en succescriteria

Veel projecten starten zonder concreet geformuleerde doelstellingen. “We willen een nieuw ERP-systeem” is geen doel, maar een middel. Zonder heldere succescriteria wordt het lastig om keuzes te maken en te meten of de implementatie geslaagd is.

Oplossing: Begin met het waarom. Wat wil je bereiken? Betere voorraadbeheersing? Hogere klanttevredenheid? Snellere time-to-market? Vertaal deze doelen in meetbare KPI’s en toets daar elke stap van het project aan.

2. Onderschatting van de complexiteit

Fashionbedrijven hebben vaak te maken met complexe processen: collecties, seizoenen, kleur-matenreeksen, pre-orders, in-season replenishment, etc. Standaardoplossingen voldoen niet altijd en maatwerk is risicovol.

Oplossing: Werk samen met een partij die de specifieke processen van fashionbedrijven begrijpt. Laat je goed adviseren over de mogelijkheden van de software en maak een realistische inschatting van de benodigde inspanning en tijd.

3. Onvoldoende betrokkenheid van key-users

IT-projecten worden soms ‘van bovenaf’ uitgerold zonder de mensen erbij te betrekken die er dagelijks mee gaan werken. Het gevolg: weerstand, frustratie en een systeem dat niet aansluit bij de praktijk.

Oplossing: Betrek key-users vanaf de start. Laat ze meedenken, testen en feedback geven. Zo creëer je draagvlak én verhoog je de kwaliteit van de implementatie.

4. Verkeerde prioriteiten bij de keuze van het systeem

Te vaak wordt gekozen voor de 'grootste naam' of het 'mooiste aanbod', zonder goed te kijken naar de fit met de eigen organisatie. Dit leidt tot dure, logge systemen die niet flexibel genoeg zijn voor de dynamiek van de fashionbranche.

Oplossing: Stel een lijst met must-haves en nice-to-haves op, specifiek voor jouw processen. Laat de uiteindelijke keuze afhangen van functionele geschiktheid, niet van marketingbeloftes.

5. Gebrek aan een gedetailleerd projectplan

“Dat zien we onderweg wel” is funest voor een IT-implementatie. Zonder duidelijk plan ontstaan misverstanden, blijft werk liggen en lopen deadlines uit.

Oplossing: Maak een realistisch en gedetailleerd projectplan, inclusief mijlpalen, verantwoordelijkheden en risicoanalyse. Zorg voor regelmatige voortgangsmeetings en bijsturing.

6. Onvoldoende aandacht voor datakwaliteit

Rommelige artikeldata, incomplete klantprofielen en inconsistent voorraadbeheer zijn vaak de oorzaak van problemen bij livegang. Toch wordt datakwaliteit vaak pas laat in het project opgepakt.

Oplossing: Start vroeg met een data-audit en zorg dat data opgeschoond, gevalideerd en gestandaardiseerd wordt. Goede data is de basis voor succesvolle processen en betrouwbare rapportages.

7. Geen duidelijke change management-strategie

Verandering roept altijd weerstand op. Zeker in een branche waar de werkdruk hoog is en processen jarenlang op dezelfde manier zijn uitgevoerd.

Oplossing: Investeer in change management. Communiceer helder over de voordelen van het nieuwe systeem, bied goede training en begeleiding, en neem de tijd voor de transitie. Zo vergroot je de adoptie en haal je meer uit je investering.

8. Te krap budget en te optimistische planning

IT-projecten zijn complex en vragen om voldoende tijd en middelen. Te vaak wordt gekozen voor het “goedkope” of “snelle” pad, met als gevolg dat er achteraf alsnog meer tijd en geld nodig is om fouten te herstellen.

Oplossing: Wees realistisch over de benodigde investering. Een goed uitgevoerde implementatie levert uiteindelijk veel meer op dan een goedkope, halfslachtige oplossing. Werk met een realistische begroting en planning, met ruimte voor onverwachte zaken.

9. Slechte integratie met andere systemen

In de fashionbranche werk je vaak met meerdere systemen: ERP, PLM, WMS, POS, BI, e-commerce, marketplaces, etc. Als deze systemen niet goed samenwerken, ontstaan inefficiënties en fouten.

Oplossing: Kies voor systemen die open staan voor integraties (API’s, middleware) en zorg voor een integratieplan. Bepaal welke gegevensstromen cruciaal zijn en leg vast hoe deze systemen met elkaar communiceren.

10. Na livegang geen nazorg of optimalisatie

Veel bedrijven denken dat het project klaar is zodra het nieuwe systeem live gaat. Maar in de praktijk blijkt pas daarna of processen goed lopen en of gebruikers effectief met het systeem werken.

Oplossing: Plan een duidelijke nazorg- en optimalisatiefase in. Monitor het gebruik, los kinderziektes snel op en evalueer regelmatig waar verbeteringen mogelijk zijn. Maak van continuous improvement een vast onderdeel van je IT-strategie.

De sleutel tot succes: kennis van fashion + IT-expertise

Zoals je ziet, is een succesvolle IT-implementatie geen vanzelfsprekendheid. Zeker niet in de dynamische wereld van fashion. Het vraagt om een doordachte aanpak, kennis van de branche en ervaring met vergelijkbare trajecten.

Bij ForFashionSolutions combineren we diepgaande kennis van fashionprocessen met jarenlange ervaring in IT-projectmanagement. Wij helpen bedrijven bij:

• Het selecteren van de juiste systemen

• Het begeleiden van implementatietrajecten

• Het verbeteren van datakwaliteit en processen

• Het realiseren van integraties tussen systemen

• Het begeleiden van change management en adoptie

Altijd eerlijk, transparant en met oog voor jouw business.

Wil jij deze valkuilen vermijden?

Sta je aan de vooravond van een IT-implementatie? Of loop je vast met een huidig project? Wij denken graag met je mee.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Samen zorgen we ervoor dat jouw IT-implementatie een succes wordt – van eerste idee tot en met succesvolle livegang (en verder).